Gastbeitrag Stephi Z.
Mein Name ist Stephi und ich habe mich Anfang 2019 als Virtuelle Assistentin (VA) selbstständig gemacht. In diesem Artikel möchte ich dir gerne ein paar allgemeine Infos zum Thema Virtuelle Assistenz geben. Warum ich mich dafür entschieden habe, welche Vorteile es für mich hat und was man mitbringen sollte, um als VA zu starten.
WAS MACHT EINE VIRTUELLE ASSISTENTIN?
Die meisten runzeln erstmal verwundert die Stirn. Der Begriff Virtuelle Assistentin ist in Deutschland noch nicht so weit verbreitet. Ganz anders als in den USA oder in England.
Viele verbinden damit erstmal so etwas wie Alexa, Siri und Co.. Das hat allerdings recht wenig mit dem Berufsbild einer Virtuellen Assistentin zu tun. Im Grunde kann man sagen, das Virtuelle Assistentinnen Zeit verschaffen. Sie nehmen ihrem Auftraggebern Aufgaben ab, die ihnen lästig sind, oder die viel Zeit benötigen. Auch Aufgaben, mit denen sie sich einfach nicht auskennen gehören dazu. Mit Hilfe einer Virtuellen Assistentin haben sie aber nicht nur jemanden an ihrer Seite, der ihnen Zeit verschafft, damit sie sich wieder um den Kern ihres Unternehmens kümmern können, sondern auch eine Expertin auf ihrem Gebiet. Darüber hinaus kann sie auch noch gemeinsam mit dem Kunden, das Business weiter nach vorn bringen.
Ein klassisches Berufsbild einer Virtuellen Assistentin gibt es so gar nicht. Die Aufgabengebiete können alles umfassen, wofür man nicht zwingend vor Ort sein muss. Die Zusammenarbeit erfolgt ausschließlich virtuell, also online über das Internet. Dokumente werden darüber ausgetauscht, Ergebnisse darüber geteilt, Onlineprogramme und -tools genutzt.
Mögliche Aufgaben, die virtuelle Assistentinnen übernehmen können, sind unter anderem rund um Online Marketing, Social Media Management, EMail Marketing und Eventmanagement. Alles rund um Websites oder auch Unterstützung im Bereich Backoffice, wie Reise- und Terminplanung, oder Buchhaltung können auch abgedeckt werden.
Ich persönlich unterstütze meine Kundinnen hauptsächlich im Bereich Pinterest Marketing, EMail Marketing sowie Verkauf und Durchführung von Onlinekursen.
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WARUM VIRTUELLE ASSISTENZ
Ich habe zwei kleine Kinder und noch während der Elternzeit des ersten Kindes hatte ich das Gefühl, meinen bisherigen Job nicht wirklich mit meinem Alltag als Mama vereinbaren zu können. Über Pinterest bin ich dann tatsächlich auf die Virtuelle Assistenz aufmerksam geworden und habe mich näher mit diesem Thema beschäftigt. Allerdings hatte ich zunächst Zweifel, ob ich wirklich den Schritt in die Selbstständigkeit wagen wollte.
Erst in der Elternzeit mit Kind Nummer 2 habe ich, nach intensiver Recherche, ganz viel Überlegungen und mehreren Gesprächen mit meinem Partner, entschieden, dass ich es versuchen wollte. Die Elternzeit bot auch die idealen Voraussetzungen, um die ersten Schritte als Virtuelle Assistentin zu gehen.
Mittlerweile bin ich sehr froh, es gewagt zu haben, denn die Vorteile überwiegen ganz klar:
Gerade im Hinblick auf Vereinbarkeit von Familie und Job hat es sich mehr als gelohnt. Da ich im Homeoffice arbeite und mir so meine Zeit frei einteilen kann, bin ich flexibel und kann es auffangen, wenn die Kinder zum Beispiel mal krank sein sollten.
Darüber hinaus bietet die Virtuelle Assistenz einfach wahnsinnig viele Möglichkeiten. Mir macht es unheimlichen Spaß, mir neue Dinge anzueignen. Ich habe bereits so viele neue Programme, Tools und Wissen aus unterschiedlichsten Bereichen gelernt, was unheimlich wertvoll ist.
Und auch die Zusammenarbeit mit meinen Kundinnen schätze ich sehr. Ich arbeite mit Kundinnen aus ganz unterschiedlichen Bereichen zusammen und ich finde es sehr inspirierend, so Einblicke in verschiedenste Themen zu bekommen.
Und für mich persönlich war es auch ein ganz wichtiger Schritt. Ich möchte mich einfach nicht “nur” über das Mamasein definieren. Durch meine Selbstständigkeit habe ich auch eine gewisse Unabhängigkeit und Selbstbestimmung zurückerlangt, die mir ein bisschen verloren gegangen ist, als ich Mutter geworden bin.
VORAUSSETZUNGEN ALS VIRTUELLE ASSISTENZ?
Zunächst einmal gibt es ja keine Ausbildung oder Studium zur Virtuellen Assistenz. Deswegen empfehle ich zuerst zu schauen, was habe ich vorher gemacht und kann ich diese Tätigkeit auch virtuell anbieten. Aber auch, wenn das nicht übertragbar ist, kann man als Virtuelle Assistentin starten. Ich selbst habe mir viel über Onlinekurse beigebracht und habe zudem ein Online Praktikum gemacht, um mein Wissen praktisch anzuwenden. Die Community der Virtuellen Assistentinnen und Assistenten ist dabei auch goldwert. Hier kann man sich super austauschen, es gibt kaum Konkurrenzdenken und man hilft und unterstützt sich gerne.
Wie bei jeder selbstständigen Tätigkeit gehört ein gewisses Maß an Selbstorganisation und Selbstdisziplin dazu, um seinen Alltag gut zu strukturieren. Außerdem ist es wichtig, Lust darauf zu haben, sich weiterzubilden und Neues zu lernen. Gerade im Online Bereich gibt es gefühlt täglich etwas Neues: Tools, Programme, Plattformen. Je nach Aufgabenbereich ist es also auch wichtig, technikaffin zu sein und sich schnell in neue Programme einarbeiten zu können.
Als Virtuelle Assistenz bist du Dienstleisterin. Als Selbstständige hast du zwar den Vorteil, dir aussuchen zu können, mit wem du zusammenarbeiten möchtest, allerdings ist der richtige Umgang mit deinen Kunden ausschlaggebend für deinen Erfolg. Das heißt nicht, dass der Kunde dein Vorgesetzter ist, sondern vielmehr, dass Empathie und Einfühlungsvermögen wichtige Voraussetzungen in der Zusammenarbeit sind. Die Zusammenarbeit ist Teamarbeit, in der man auf Augenhöhe an einem Strang zieht. Gute und klare Absprachen sind dabei unerlässlich.
Alles in allem sehe ich in den nächsten Jahren auch noch sehr viel Potenzial im Bereich der virtuellen Assistenz. Für mich persönlich, war es absolut die richtige Entscheidung, als Virtuelle Assistentin zu starten und ich freue mich schon auf die nächsten Jahre, auf alle neuen Projekte und Kundinnen und auf alles, was ich noch lernen darf.